In einer Welt, in der sich unser Alltag drastisch verändert hat – geprägt von Hygiene- und Abstandsregeln, Quarantänen und Maskenpflicht – haben wir eine bemerkenswerte Verschiebung in Richtung Digitalisierung und die Akzeptanz von virtuellen Event-Alternativen erlebt. Doch angesichts der schrittweisen Wiedereröffnung und dem vermehrten Besuch von Live-Events stellt sich die faszinierende Frage: Wird es eine Zukunft für digitale Events geben?

Eine Zukunft mit klaren Vorteilen

Die Antwort lautet eindeutig: Ja! Auch in Zukunft wird es digitale Events geben und je nach Format kann die Nachfrage an einem digitalen Event sogar weitaus größer sein, als bei einem Live Event. Der Schlüssel liegt darin, die Veranstaltungen auf das jeweilige Format und die Zielgruppe abzustimmen. Hier kommt die bewährte Marketingweisheit zur Anwendung – eine präzise Ziel- und Zielgruppenanalyse ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein Teamevent mit dem Fokus auf interaktive Kommunikation und persönlichen Austausch erfordert eine andere Herangehensweise als eine weitreichende Produktpräsentation oder Schulung für ein internationales Publikum.

Der Reiz digitaler Events liegt in ihrer Vielseitigkeit und den zahlreichen Vorteilen, die sie im Vergleich zu herkömmlichen physischen Veranstaltungen bieten. Die Möglichkeit, Menschen aus der ganzen Welt ohne Reiseaufwand zusammenzubringen, eröffnet ein breiteres Teilnehmerfeld und ermöglicht eine globale Reichweite. Dabei ist Flexibilität ein Schlüsselelement – digitale Events können zu jeder Tageszeit stattfinden und bieten die Option zur Aufzeichnung, wodurch die Anforderungen der Teilnehmer optimal erfüllt werden können.

Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit sind weitere Aspekte, die für digitale Events sprechen. Der Wegfall von Reise- und Unterbringungskosten sowie die Möglichkeit, Veranstaltungen mit weniger Personal durchzuführen, machen digitale Events oft kosteneffektiver. Zugleich tragen sie zur Reduzierung von CO2-Emissionen bei, da Reisen vermieden werden und somit ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet wird.

Barrierefreier Zugang für alle

Digitale Events fördern die Inklusion und Teilhabe in der Gesellschaft, indem sie traditionelle Barrieren, die bei physischen Veranstaltungen auftreten, minimieren. Menschen mit körperlichen Behinderungen, die Schwierigkeiten haben, an herkömmlichen Veranstaltungen teilzunehmen, können von digitalen Events erheblich profitieren. Insbesondere bei traditionellen Veranstaltungen müssen Menschen mit körperlichen Einschränkungen oft lange Strecken zurücklegen, um teilzunehmen, was teilweise eine unüberwindbare Hürde darstellen kann. Digitale Events hingegen bieten die Freiheit, von jedem Ort aus teilzunehmen, solange eine Internetverbindung vorhanden ist.

Auch die sprachliche Vielfalt unserer Welt kann bei traditionellen Veranstaltungen zu einem Hindernis werden. Bei ausschließlich englischsprachigen Veranstaltungen könnten Teilnehmende, die die Sprache nicht beherrschen, Schwierigkeiten haben, den Inhalten zu verstehen und aktiv teilzunehmen. Digitale Events hingegen können simultan in verschiedenen Sprachen übersetzt werden, was es Menschen aus unterschiedlichen Sprachgruppen ermöglicht, an der Veranstaltung teilzunehmen und sich aktiv einzubringen. Ebenso sind Gebärdensprachdolmetscher essenziell, um Gehörlosen und Schwerhörigen die Teilnahme an digitalen Events zu ermöglichen und durch Live-Untertitelung können Menschen mit Hörbeeinträchtigungen die gesprochene Sprache lesen und somit leichter verstehen, was gesagt wird.

Die digitale Welt eröffnet auch Möglichkeiten für Menschen mit Sehbehinderungen oder Blindheit. Vorlese-Anwendungen ermöglichen es ihnen, den Inhalt der digitalen Veranstaltungen in Echtzeit zu erfassen. Diese Anwendungen lesen den Inhalt der Veranstaltung laut vor, was es Menschen mit Sehbeeinträchtigungen ermöglicht, aktiv am Geschehen teilzunehmen und den Inhalt zu verstehen.

Aber nicht nur körperliche Einschränkungen werden überwunden – digitale Events können auch Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen, wie beispielsweise Autismus, zugänglicher machen. Traditionelle Veranstaltungen sind oft mit visuellen und akustischen Reizen überladen, die für Menschen mit Autismus überwältigend sein können. Digitale Events können angepasst werden, indem sie personalisierte Audio- und Videoeinstellungen bieten, um individuelle Bedürfnisse besser zu erfüllen.

Transparenz und Glaubwürdigkeit stärken

Schließlich kann das Digitale Event ebenfalls dazu beitragen, die Transparenz und Glaubwürdigkeit von Unternehmen und Organisationen zu erhöhen. Durch die Möglichkeit, Veranstaltungen oder öffentliche Sitzungen live zu übertragen, erhalten die Zuschauer einen unmittelbaren Einblick in die Diskussionen, Abläufe und Entscheidungsprozesse einer Organisation. Diese direkte Teilhabe ermöglicht es den Zuschauern, das Geschehen hautnah mitzuerleben und sich ein umfassenderes Verständnis für die Arbeitsweise und die Ziele der Organisation anzueignen.

Die Live-Übertragung von Veranstaltungen schafft eine Atmosphäre der Offenheit, in der wichtige Themen und Entscheidungen in Echtzeit kommuniziert werden. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern stärkt auch das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Organisation. Da die Zuschauer die Diskussionen und Interaktionen zwischen den Teilnehmern unverfälscht verfolgen können, entsteht eine authentische Verbindung, die dazu beiträgt, Vorurteile oder Missverständnisse abzubauen.

Darüber hinaus bietet die Möglichkeit, digitale Events im Nachhinein anzusehen, eine weitere Ebene der Transparenz. Dies erlaubt es Interessierten, verpasste Teile der Veranstaltung nachträglich zu verfolgen oder bestimmte Abschnitte erneut anzusehen, um ein noch tieferes Verständnis zu entwickeln. Aufzeichnungen tragen dazu bei, den Informationsfluss zu optimieren und die Kommunikation zwischen der Organisation und ihrem Publikum zu verbessern.

Datensicherheit und Datenschutz gewährleisten

Bei digitalen Events steht die Frage der Datensicherheit und des Datenschutzes zweifellos im Vordergrund. Dennoch birgt diese Thematik kein gravierendes Hindernis. Grundvoraussetzung ist, dass der Veranstalter die gesetzlichen Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten einhält und die verwendeten Tools und Plattformen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Auch die technischen Voraussetzungen müssen stimmen, um einen angemessenen Schutz der Daten zu gewährleisten. Das bedeutet beispielsweise, dass eine sichere Datenübertragung und eine verschlüsselte Speicherung der Daten erfolgen müssen. Zudem sollten nur diejenigen Personen Zugriff auf die Daten haben, die diese auch tatsächlich benötigen.

Datenschutz geht auch mit Datensparsamkeit einher. Es sollten nur die Daten erhoben werden, die für die Durchführung des Events tatsächlich erforderlich sind. Die Verwendung von Pseudonymen anstelle von Klarnamen kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um die Privatsphäre der Teilnehmer zu wahren. Neben den gesetzlichen Vorschriften gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den Datenschutz bei digitalen Events weiter zu optimieren. Dazu gehören Passwortschutz für den Eventzugang sowie gründliche Sicherheitsüberprüfungen im Vorfeld. Diese Maßnahmen garantieren, dass ausschließlich befugte Personen Zugang erhalten und potenzielle Sicherheitslücken rechtzeitig erkannt und behoben werden können.

Ein umfassendes Bewusstsein für Datenschutz und eine vorausschauende Herangehensweise seitens der Veranstaltenden sind von zentraler Bedeutung, um die Integrität und Vertraulichkeit der Teilnehmerdaten zu wahren. Auf diese Weise lässt sich ein sicheres und erfolgreiches digitales Event gestalten, bei dem sämtliche Beteiligten in geschützter Umgebung zusammenkommen können

Die Zukunft ist digital

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Events eine vielversprechende Zukunft haben. Sie bieten nicht nur praktische Vorteile, sondern fördern auch Inklusion und Teilhabe. Die Möglichkeit, ein breites Publikum zu erreichen, die Umweltbelastung zu reduzieren und die Transparenz zu erhöhen, sind starke Argumente für die Fortführung und Weiterentwicklung digitaler Events. Die digitale Eventlandschaft wird auch in Zukunft vielfältig, innovativ und bedeutsam sein – eine Zukunft, die von grenzenloser Teilnahme, effektiver Kommunikation und nachhaltiger globaler Zusammenarbeit geprägt ist.

Sind Sie auch von der Zukunft digitaler Events überzeugt? Dann melden Sie sich gerne bei uns und wir kreieren gemeinsam mit Ihnen eine unvergessliche Produktion, die durch Qualität, Detailverliebtheit und den richtigen Emotionen in den Köpfen Ihrer Zielgruppe bleiben wird.

In den letzten Jahren hat sich der Begriff „Metaverse“ in der technologischen Landschaft immer mehr etabliert. Doch was verbirgt sich wirklich dahinter? Das Metaverse beschreibt eine faszinierende Vision, in der die Grenzen zwischen der physischen und digitalen Welt verschwimmen. Es vereint Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) zu einer erweiterten virtuellen Realität, in der Menschen sich nicht nur in einer digitalen Umgebung bewegen, sondern auch miteinander interagieren können, als wären sie tatsächlich präsent.

Virtuelle Welten, die der realen Welt ähneln, ermöglichen es Benutzer:innen, durch den Einsatz von Avataren miteinander zu kommunizieren, Geschäfte zu tätigen, Bildung zu erhalten und Unterhaltung zu erleben. Dieses Konzept verspricht nicht nur eine technologische Revolution, sondern hat auch das Potenzial, die Art und Weise, wie wir arbeiten, lernen und unsere Freizeit gestalten, auf den Kopf zu stellen. Es wird sogar unser Verständnis von Realität und Identität grundlegend verändern.

Die Metaverse-Revolution im Businessbereich

Unternehmen stehen vor einer aufregenden neuen Ära, in der das Metaverse den Businessbereich auf vielfältige Weise beeinflussen wird. Die Möglichkeiten für Marketing und Werbung im Metaverse sind nahezu grenzenlos. Unternehmen werden in der Lage sein, virtuelle Geschäfte und Showrooms zu schaffen, in denen sie ihre Produkte und Dienstleistungen auf eine völlig neue Art und Weise präsentieren können. Kunden können in einer immersiven Umgebung Produkte testen und erleben, noch bevor sie diese tatsächlich kaufen.

Auch virtuelle Arbeitsräume im Metaverse werden die globale Zusammenarbeit auf ein neues Level heben. Die Möglichkeit, komplexe Ideen und Konzepte in einer virtuellen Umgebung zu visualisieren, wird die Kommunikation und die kreative Zusammenarbeit revolutionieren. Teams aus verschiedenen Teilen der Welt können gemeinsam an Projekten arbeiten, als wären sie im selben Raum. Durch die Förderung von vielfältigen Perspektiven und interkulturellen Kompetenzen werden innovativere Lösungen angeregt. Gleichzeitig können Benutzer:innen personalisierte Lernumgebungen schaffen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse und Interessen zugeschnitten sind. Das Lernen wird mittels der immersiven Umgebungen interaktiver und anregender.

Die Zukunft der Eventbranche

Einer der aufregendsten Aspekte von digitalen Events ist die Möglichkeit, an Veranstaltungen teilzunehmen, unabhängig von geografischen Grenzen. Menschen aus der ganzen Welt können an einem Event teilnehmen, ohne physisch anwesend zu sein. Ein Konzert, eine Konferenz oder eine Messe im Metaverse kann ein Publikum aus aller Welt ansprechen und verbinden. Die digitalen Events werden durch die Integration von Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) immersiver und realistischer gestaltet. Die Teilnehmenden können in fotorealistische, begehbare virtuelle Räume eintauchen, in denen sie sich frei bewegen können, anstatt auf einer flachen Bildschirmoberfläche teilzunehmen.

Des Weiteren bieten digitale Events begrenzte Interaktionsmöglichkeiten, wie Chatten und Abstimmungen. Mit dem Metaverse können sich Teilnehmende aus verschiedenen Teilen der Welt mit ihren Avataren treffen, miteinander kommunizieren und in Echtzeit interagieren. Diskussionen, Networking und Teamarbeit können auf eine völlig neue Art und Weise stattfinden, was die Teilnehmenden näher zusammenbringt.

Mit dem Metaverse können Events viel stärker an die individuellen Bedürfnisse und Interessen der Teilnehmenden angepasst werden. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) können genutzt werden, um die Daten der Teilnehmenden zu analysieren und personalisierte Erfahrungen zu schaffen. Teilnehmende können nicht nur auswählen, an welchen Veranstaltungen sie teilnehmen möchten, sondern auch, wie sie ihre Erfahrung gestalten möchten. Diese Personalisierung erstreckt sich auch auf die Gestaltung der eigenen virtuellen Avatare, die die Teilnehmenden repräsentieren.

In Zukunft wird das Metaverse auch eine verbesserte technologische Infrastruktur bieten, um die Teilnahme an virtuellen Events reibungsloser zu gestalten. Schnellere Konnektivität und bessere Streaming-Qualität werden sicherstellen, dass die Teilnehmenden ein nahtloses und hochwertiges Erlebnis haben. Gleichzeitig werden Fortschritte in der digitalen Sicherheit und dem Datenschutz dazu beitragen, dass virtuelle Events sicher und geschützt sind. Die Blockchain-Technologie könnte beispielsweise verwendet werden, um Transparenz und Integrität bei Online-Transaktionen sicherzustellen und Betrug zu verhindern.

Eine Messe mit grenzenlosen Möglichkeiten

Ein besonders aufregendes Anwendungsgebiet des Metaversums ist der Messebereich. Messestände können in unbegrenzte virtuelle Räume erweitert werden, was völlig neue Möglichkeiten für Unternehmen und Aussteller eröffnet. Produkte müssen nicht mehr auf begrenzten Standflächen präsentieren werden, sondern in einer virtuellen Umgebung, in der die Größe keine Rolle mehr spielt. Zudem können komplexe Produkte mit Hilfe von Virtual Reality viel anschaulicher erklärt werden. Messebesucher:innen haben die Möglichkeit, Produkte in einer immersiven Umgebung direkt zu erleben und auszuprobieren. Sie können mit den Produkten interagieren, Funktionen testen und eine tiefere Verbindung zu den Marken aufbauen.

Neue Dimensionen von Konzerten

Virtuelle Konzerte und Live-Events stellen ein weiteres faszinierendes Einsatzgebiet des Metaversums dar. Ein beeindruckendes Beispiel dafür ist das deutsche Metaverse-Unternehmen Yabal, das mit dem Festival „Yabal – Season One“ eine völlig neue Art von Konzerten präsentiert hat. Bei diesem Festival traten aufstrebende Musiker:innen live in einer virtuellen Konzerthalle auf, gesteuert von ihren eigenen 3D-Avataren. Die Performance war komplett live, ohne Aufzeichnungen. Das Publikum konnte nicht nur die Musik genießen, sondern auch in Form von individuellen Avataren miteinander interagieren, kommunizieren und feiern. Die Musik wird zu einer Brücke, die Menschen aus verschiedenen Kulturen und Orten verbindet, unabhängig von geografischen Entfernungen.

Bildung neu gedacht

Das Metaverse wird auch eine tiefgreifende Veränderung in der Bildungs- und Weiterbildungsbranche bewirken. Konferenzen, Tagungen und Schulungen werden nicht länger auf traditionelle Weise abgehalten, sondern in einer immersiven virtuellen Umgebung und bieten zahlreiche Vorteile: Sie sind kosteneffizient, ermöglichen eine ortsunabhängige Teilnahme und bieten ökonomische und ökologische Einsparungen. Durch den Einsatz von Avataren können Teilnehmende in Echtzeit interagieren und gemeinsam Projekte bearbeiten. Komplexe Themen können durch interaktive 3D-Modelle und Simulationen greifbarer und verständlicher gemacht werden. Die virtuellen Räume können flexibel an die Bedürfnisse der Schulung angepasst werden und schaffen eine interaktive und ansprechende Lernumgebung, die es den Teilnehmenden ermöglicht, aktiv in den Lernprozess einzusteigen. Von der Diskussion über Fachthemen bis hin zur Zusammenarbeit an Gruppenprojekten – Die Möglichkeit, komplexe Konzepte und Ideen in einer immersiven Umgebung zu erleben, wird die Effektivität von Tagungen und Schulungen drastisch erhöhen.

Eine aufregende Zukunft erwartet uns

Das Metaverse ist zweifellos eine der aufregendsten Entwicklungen unserer Zeit. Es wird die Grenzen zwischen der physischen und digitalen Welt verschmelzen lassen und eine völlig neue Ära der Interaktion, Kommunikation und Kreativität einleiten. Die Auswirkungen auf den Businessbereich und die Eventbranche sind bereits spürbar und werden in den kommenden Jahren weiter wachsen. Unternehmen und Veranstalter, die sich auf diese Veränderungen einstellen und die Potenziale des Metaversums erkennen, werden entscheidende Wettbewerbsvorteile genießen. Es ist an der Zeit, sich von traditionellen Denkweisen zu verabschieden und sich für die unendlichen Möglichkeiten des Metaversums zu öffnen. Die Zukunft ist digital, immersiv und voller Chancen – lassen Sie uns gemeinsam die Grenzen erkunden und eine aufregende Reise in das Metaverse antreten! Wir beraten Sie gerne!

Die Zukunft ist digital, immersiv und voller Chancen – lassen Sie uns gemeinsam die Grenzen erkunden und eine aufregende Reise in das Metaverse antreten! Melden Sie sich gerne bei uns und wir beraten Sie über alle aktuellen Möglichkeiten und Technologien.

Neben höchsten technischen Standards hat Service und Qualität für all unsere Leistungen und Produkte absolute Priorität. Hierfür überlegen wir uns immer wieder aufs Neue, welche Programme und Tools am besten zu uns und den aktuellen Anforderungen und Wünschen unserer Kunden passen. Gerade im digitalen und hybriden Eventbereich hat sich hier in den letzten Jahren viel getan und wir haben verschiedene Anbieter und Tools getestet, bis wir eine Plattform gefunden haben, die unsere hohen Ansprüche erfüllen kann. Und wie in unserem Portfolio, kann man dort sowohl Teilbereiche als auch den Full-Service nutzen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Planung und Umsetzung mit unserer Plattform HOPIN am Beispiel einer digitalen Produktion näherbringen und zeigen, wie wir große und kleine Veranstaltungen damit umsetzen können.

Wie alles beginnt

Die Nachfrage nach digitalen Veranstaltungen ist in den vergangenen Jahren enorm gestiegen. Die Gründe dafür sind vielfältig, aber neben Ortsunabhängigkeit, Flexibilität sowie ökonomischen und ökologischen Einsparungen ist auch die Reichweite, die in einem digitalen Raum stark vergrößert werden kann, ein entscheidender Faktor für unsere Kunden. Mehr Abwechslung und verschiedenste Interaktionsmöglichkeiten sind weitere essenzielle Elemente, die in der digitalen Veranstaltungswelt immer interessanter werden. Egal ob Konferenzen, Kongresse, Produktpräsentationen oder Konzerte: Mit HOPIN haben wir für die Umsetzung ein System gefunden, dass uns unter anderem überzeugt, weil…

…. es keine Rolle spielt, ob wir eine Konferenz für 100 Mitarbeiter oder einen Kongress für 100.000 Teilnehmer ausrichten wollen. Die Plattform ist für sämtliche Rahmen geeignet und bietet jeweils passende Eventbausteine an.

…alle Formate sowie das Hosting nach den geltenden Standards DSGVO konform sind.

…keine zusätzliche Installation von Programmen oder Plug-ins notwendig ist.

… Die HOPIN-Plattform barrierefrei ist und sich über alle gängigen Web-Browser nutzen lässt.

Das Studio

Alle Live-Streams unserer digitalen Events finden in einem Studio oder einem studioähnlichen Setup statt. Da die Wünsche, Voraussetzungen und Gegebenheiten unserer Kunden hier sehr unterschiedlich sind, ist es uns wichtig, zahlreiche Möglichkeiten anbieten zu können. Neben professionell ausgestatteten Studios, die wir seit vielen Jahren gut kennen, bauen wir auch mobile Studios in firmeneigenen Räumlichkeiten auf. Jedes Studio und jedes Setup kann mit einem individuellen Bühnenbild ausgestattet werden. Dafür übernehmen wir bei Bedarf ebenfalls die gesamte Recherche und Konzeption. Auch Green-Screen-Produktionen sind bei unseren Kunden beliebt, denn sie bieten viele eigene Vorteile. Ein Beispiel dafür ist unbegrenzte Nutzung digitaler Hintergründe, die während der Veranstaltung für viele optische Highlights sorgen.

Eine weitere Option ist die Remote Zuschaltung ohne aufgebautes Setup von einem beliebigen Ort. Für einen reibungslosen Ablauf gibt es dafür vorab eine technische Einweisung. Bei Bedarf können wir dafür einen professionell ausgestatteten Zuschalten-Koffer bereitstellen. Diesen Koffer haben wir speziell für digitale Events konzipiert. Er enthält das nötige technische Equipment wie Laptop, Kamera und Headset, um sofort starten zu können.

Anmeldung und Registrierung

Ein weiterer Grund, warum wir uns für HOPIN als digitale Eventplattform entschieden haben, sind die vielen Optionen und Möglichkeiten beim Registrierungs- und Anmeldeprozess. Sowohl für rein digitale als auch hybride Veranstaltungen. Das Wichtigste dabei ist für uns: Mit HOPIN lässt sich das gesamte Teilnehmermanagement koordinieren und wir können alle Daten ordnungsgemäß für unsere Kunden verwalten.

Die Anmeldung erfolgt über eine individuell gestaltete Anmeldeseite. Dort können alle wichtigen Infos wie z.B. Programmablauf, Inhalte, Redner oder auch Sponsoren übersichtlich abgebildet werden. Je nach Veranstaltungsart kann die Einladung öffentlich über einen personalisierten Link oder zusätzlich passwortgeschützt angelegt und geteilt werden. Im anschließenden Registrierungsprozess lassen sich diverse Ticketgruppen und zahlreiche Formulare zum Abfragen von veranstaltungsrelevanten Daten bereitstellen. Die Tickets können dann entweder kostenpflichtig oder kostenlos in unterschiedlichen Gruppen (z.B. Business- / VIP-Ticket) zur Verfügung gestellt werden. Der Kontakt zu den Teilnehmenden lässt sich jederzeit vor und während einer Produktion mit Aussendungen zu verschiedensten Inhalten aufrechterhalten (z.B. Essensabfragen, neue Programmpunkte oder Countdowns).

Am Veranstaltungstag selbst können unter anderem Mails- oder Push-Meldungen eingerichtet und versendet werden. Bei hybriden Veranstaltungen gibt es zudem die Möglichkeit, den Druck von Namens Badges über die Plattform zu koordinieren, ohne extra Listen dafür anlegen zu müssen.

Der Event-Tag

Am Event-Tag findet der Empfang der Teilnehmenden an unsere Rezeption / Startseite statt. Dort werden alle Inhalte der Veranstaltung ansprechend und vor allem übersichtlich dargestellt.  Das Grundgerüst dieser der Seite bleibt zwar immer gleich, was für uns aber entscheidend ist: Wir können unseren Kunden für jede Art von digitaler Veranstaltung verschiedenste Gestaltungsmöglichkeiten und Inhalte anbieten. Im Zentrum der Seite finden die Gäste nach dem Betreten des Events alle wichtigen Information sowie die Agenda. Der obere Teil kann individuell für ein Titelbild, ein Umfragefenster oder viele weitere Optionen genutzt werden. Die Textblöcke können ebenfalls beliebig aufgeteilt und mit zahlreichen Illustrationen oder Grafiken gestaltet werden. Auch Sponsoren lassen sich in verschiedenen Kategorien und/oder Rangfolgen präsentieren. In der Programmübersicht finden die Gäste dann alle Details zu Zeitpunkt und Ort der einzelnen Tagespunkte (Bühne, Ausstellung usw.). Diese können auch mit den jeweiligen Rednern verknüpft werden, sodass man direkt erkennt, wer beispielsweise den nächsten Workshop hält. Relevante Programmpunkte können zudem in den Outlook-Kalender eingefügt werden, um sich eine persönliche Agenda zu erstellen.

In der Menüleiste finden sich „Veranstaltungsorte“, die individuell benannt werden können. Externe Links, Apps und auch unser Helpdesk können in das Menü integriert werden. Für jede Produktion kann eine personalisierte Event-URL angelegt werden. Die Gäste können sich nach der Registrierung ein eigenes Benutzerprofil erstellen und neben persönlichen Daten unter anderem persönliche Webseiten oder Social-Media-Accounts verlinken. Im dazugehörigen Postfach kann man zudem festlegen, von wem private Nachrichten oder Einladungen zu Meetings und Video-Calls empfangen werden können.

Programm, Redner und Workshops

„Wer sich langweilt oder nicht wahrgenommen fühlt, ist mit einem Klick im World Wide Web abgetaucht und für das eigentliche Event verloren.“ Dieses Zitat von unserem Geschäftsführer Tim Hansen erinnert uns bei K-9 Broadcast immer an eins unserer Ziele für die Umsetzung digitaler Produktionen: Das Onlinepublikum muss anders, gezielt und auf vielfältige Weise angesprochen werden, um den Unterschied zur Atmosphäre bei einem Live-Event zu kompensieren. Ausschlaggebende Punkte in unserer Planung und Programmgestaltung sind beispielsweise kurze Speaker-Sessions, Workshops sowie eine größtmögliche Vielfalt an Rednern. Bei HOPIN können wir unzählige persönliche Profile erstellen. Alle Speaker können sich live im Studio befinden, oder sie werden von uns am Event-Tag extern zugeschalten. Für einen reibungslosen Ablauf sorgen wir mit einer ausführlichen technischen und inhaltlichen Einweisung. Für die Produktivität setzen wir bei digitalen Events unter anderem auf die Umsetzung von Workshops. Wir können hier mit HOPIN nicht nur eine unlimitierte Anzahl an digitalen Räumen integrieren, sondern auch verschiedenste Apps mit Tools wie digitalen Whiteboards, Abstimmungen oder Wortwolken für maximale Interaktion integrieren.

Interaktion und Networking

Wenn digitale Events die Kommunikation mit dem Veranstalter oder anderen Teilnehmenden vernachlässigen, entsteht schnell der Eindruck einer Präsentation zu folgen oder einen Film anzuschauen. Die Lösung ist denkbar einfach: Eine vielfältige Interaktion mit verschiedenen Video- und Audioformaten. Der direkte 1:1 Kontakt mit anderen Teilnehmenden über Chat, Breakout-Sessions und Video-Call, der Austausch von digitalen Visitenkarten, FAQ oder ‚Speed-Networking‘ ermöglicht Netzwerken auf einem Niveau, wie es sonst nur bei Live-Events möglich ist.

Auch die sogenannten ‚Marktstände‘ bieten die perfekte Bühne, um sich vorzustellen und in Kontakt miteinander zu kommen. Dabei handelt sich um einen exklusiven Marketing-Bereich, den man selbst gestalten kann, um ein Produkt oder ein Unternehmen / eine Organisation zu positionieren und zu präsentieren. Wie der klassische Stand bei einer Live-Messe kann ein Marktstand von allen Teilnehmenden besucht werden, um sich zu informieren und mit anderen auszutauschen. Hierfür kann der ‚Marktstandleiter‘ beispielsweise Werbematerial zur Verfügung stellen, Sponsorenangebote zeigen, Rabatte anbieten und vieles mehr. Gefunden werden die Marktstände unter anderem über die Ausstellungsseite der Veranstaltung.

Im Gespräch mit unseren Kunden hören wir oft, dass man für all diese Möglichkeiten bestimmt viele verschiedene Apps und Programme benötigt und die Umsetzung sicherlich teuer ist. Hier können wir schnell und einfach sagen: Nein! Mit einem gut durchdachten Konzept und einer Plattform wie HOPIN können wir all das ohne großen finanziellen und organisatorischen Mehraufwand umsetzen.

App Integration

Die Integration von Apps haben wir in diesem Beitrag bereits mehrfach erwähnt. Da die Möglichkeiten dazu bei dieser Plattform besonders vielfältig sind, möchten wir sie noch mal gesondert vorstellen. Wir erinnern uns gut an die Zeit, in der bei digitalen Events verschiedene Plattformen für verschiedene Bereiche oder Anmeldeprozesse nötig waren, um Apps einzubinden. Bei HOPIN ist das anders. Hier haben wir eine große Auswahl an Apps, die direkt und ohne einen extra Schritt für die Teilnehmenden genutzt werden können. Es ist kein Download, kein weiterer Tab und auch kein extra Log-in nötig. Alles findet auf einer Veranstaltungsseite statt.

Das App-Angebot bei HOPIN ist vielfältig. Im Bereich Interaktion und Produktivität sind unter anderem Sli.do und Mentimeter mit diversen Umfrage- und Quizoptionen oder Wordclouds dabei. Kreatives Networking in individuell gestalteten digitalen Räumen lässt sich zum Beispiel mit Kumospace umsetzen. Für die Optimierung im Social Media und Socializing kann unter anderem die beliebte Twitterwall genutzt werden und auch die bekannte Spiele-App Kahoot mit über 50 verschiedenen Spielen und Rätseln befindet sich im Portfolio. Außerdem gibt es zahlreiche Foto-App-Optionen oder besondere Highlights wie digitale 3D-Event-Erlebnisse im Metaverse und die Möglichkeit, Virtual Reality zu erkunden.

Besonders am Herzen liegen uns aber die Apps, die unsere digitalen Veranstaltungen diverser oder emotionaler machen wie beispielsweise Live-Dolmetscher, die inklusive Untertitelung aus der ganzen Welt zugeschalten werden können. Oder ein Action-Button, der Organisationen dabei hilft, während einer Produktion Spenden für wohltätige Zwecke zu generieren.

Falls eine App mal nicht im HOPIN Portfolio sein sollte oder eine firmeninterne eingebunden werden muss, kann dies mit wenig Aufwand auch umgesetzt werden. Mit dieser Flexibilität können wir die Bedürfnisse unserer Kunden individuell abfragen und die Benutzerfreundlichkeit enorm anheben.

Analyse und Aufzeichnungen

Bei Live-Events kann es eine Herausforderung sein, den Erfolg für unsere Kunden messbar zu machen. Die digitale Veranstaltungswelt hat uns auch hier neue Möglichkeiten eröffnet. Bei HOPIN können wir nach jeder Produktion eine umfassende Auswertung der Veranstaltung generieren. Unsere Kunden erhalten dabei einen Überblick über die Teilnehmerzahl, die Aktivität der Workshops, der Messestände und der Besucher sowie das vollständige Nutzerverhalten über den ganzen Veranstaltungszeitraum. Auch die Teilnehmerbewegungen sowie die Verweildauer in den Eventbereichen können nachvollziehbar dokumentiert werden. Bei der Analyse spielt zudem unser Helpdesk eine wichtige Rolle. Durch Supportanfragen, die bei der Betreuung während des Events auftauchen, können wir mögliche Probleme und unsere Lösungen dafür im Reporting detailliert aufzeigen. Aufzeichnungen des gesamten Veranstaltungszeitraums sind ebenfalls möglich. Diese können den Besuchern oder nicht anwesenden Gästen zur Verfügung gestellt werden oder für die Erstellung eines Highlight-Films genutzt werden.

Unser Fazit

Mit HOPIN schaffen wir ein optimales Umfeld für unsere digitalen und hybriden Produktionen. Wir können sie komplett durchführen oder gezielt begleiten. Unsere Kunden können ihr Projekt dabei in beiden Fällen jederzeit einsehen und zudem werden wichtige Aspekte wie die Interaktion unter den Gästen, Nutzerverhalten, generierte Umsätze und Kontakte damit auch in der digitalen Welt greifbar. Durch die vielen Optionen und Möglichkeiten dieser Plattform können wir eine qualitativ hochwertige Umsetzung von digitalen Events garantieren.

Uns hat HOPIN überzeugt und wir freuen uns darauf, auch Sie dafür zu begeistern! Melden Sie sich gerne bei uns und wir vereinbaren gemeinsam mit Ihnen einen Termin für eine Live-Demonstration unserer Plattform.

Neben unserer Technik-Expertise bieten wir unseren Kunden auch viele weitere Leistungen für Live-, Digital- und Filmproduktionen an – bis hin zum Full-Service Angebot. Ein wichtiger Bereich ist dabei die Konzeption. Wir sind davon überzeugt, dass ein gutes, individuelles Konzept jeder Produktion einen großen Mehrwert bietet. Wir wollen damit Ideen zum Leben erwecken und Produktionen erschaffen, die allen Beteiligten nachhaltig in Erinnerung bleiben. Viele kennen und verbinden Konzeption mit Live-Events – wir bieten diesen Service für all unsere Produkte an und in diesem Betrag zeigen wir Ihnen, wie und warum.

Unsere Erfahrung

Seit unserer Gründung haben wir immer wieder erlebt, welche gravierenden Unterschiede es haben kann, wenn der Produktion ein durchdachtes und maßgeschneidertes Konzept vorausgeht. Warum? Es passiert häufig, dass sich Kunden mit einem fertigen Konzept bei uns melden und wir schnell viele Möglichkeiten sehen, die diese Produktion optimieren könnten – egal ob aus technischer Sicht oder in der Umsetzung. Oft laufen die Vorbereitungen schon und es kann nichts mehr geändert werden. Andersrum bekommen wir auch großartige Ideen vorgestellt, die aus unterschiedlichen Gründen gar nicht oder nur teilweise realisierbar sind. In beiden Fällen ist unsere Expertise ein Vorteil: Wir sehen, was möglich ist, kennen die aktuellen Trends und Innovationen und wissen, was auch wirklich umgesetzt werden kann. Uns war also schnell klar, dass wir Konzeption als weiteren Service anbieten wollen.

Der erste Schritt

Für uns gehört zur Konzeption mehr als eine Auflistung an Informationen und Daten. Natürlich ist auch das wichtig, um den nötigen Überblick zu allen wichtigen Positionen und Bereichen zu behalten. Wenn wir ein Konzept erstellen, starten wir immer mit einer eingehenden Recherche zum Ist-Stand. Wo steht das Unternehmen oder die Marke aktuell, wie liefen vergangene Produktionen, welche Ziele hat unser Kunde und noch vieles mehr. Darauf aufbauend erstellen wir die Ausgangslage für das Konzept. Diese dient unserem Kunden und uns zur Orientierung und garantiert, dass wir in jeder Projektphase in dieselbe Richtung arbeiten und dasselbe Ziel vor Augen haben.

Was, Wie, Wann und Wo: Unsere Konzepte im Detail

Egal ob für Live-, Hybrid-, Digital oder Filmproduktionen, egal welche Zielgruppe angesprochen werden soll und egal welche Größe: Wir erstellen für all unsere Produkte Teil- oder Gesamtkonzepte und jedes hat seine Besonderheiten. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob wir leere Seiten mit Leben füllen oder vielleicht schon ein Konzept vorhanden ist. Wir wissen in beiden Fällen, wie wir das Beste für unsere Kunden rausholen können.

Die meisten kennen Konzepte von Live-Events. Je nach geplanter Größe und Art können diese Konzepte sehr umfassend sein. Gut strukturiert, bildhaft und fundiert führen wir durch die gesamte Produktion. Dabei zeigen wir alles zur zentralen Botschaft, Planung, Organisation und Logistik sowie zu den möglichen Kommunikationsmaßnahmen und natürlich den Details wie Location, Technik, Dekoration, Musik, Catering und Ticketing. Auch für mehrtägige oder parallel laufende Produktionen behalten wir in unseren Konzepten den Überblick und können direkt zeigen, wie ein reibungsloser Ablauf mit vielen verschiedenen Schnittstellen funktioniert.

Für die Umsetzung von hybriden Events ist eine detaillierte Planung ebenfalls unerlässlich. Schließlich sollen alle Teilnehmenden – vor Ort und an den Bildschirmen – ein einmaliges Erlebnis haben. Wir sehen es gerade hier immer noch oft, dass für diese Art von Veranstaltung gar nicht an ein Konzept gedacht wird. Und genau das möchten wir ändern, um den Erfolg von hybriden Produktionen zu optimieren. Unsere Konzepte setzen dabei bereits vor dem eigentlichen Event an, denn eine Sache ist für uns bei hybriden Events entscheidend: Alle Gäste sollen sich als gleichwertiger Teil der Veranstaltung fühlen – egal ob sie live oder digital teilnehmen. Hierfür bieten wir verschiedene Möglichkeiten, um die Gäste von Beginn an miteinander zu verbinden. Im Anschluss konzipieren wir dann auch den eigentlichen Produktionstag aus beiden Perspektiven. Neben dem Ablauf spielen hier digitale Tools zur Interaktion während und nach dem Event eine große Rolle. Besonders wichtig ist zudem ein exakter Zeitplan, um einen reibungslosen Ablauf auf beiden Seiten sicher zu stellen.

Teilnehmerhandling, Livestream, Networking: Diese und viele weitere Punkte sind nötig, um digitale Events erfolgreich umzusetzen. In der Konzeption führen wir unsere Kunden Schritt für Schritt durch den Ablauf und die vielen Möglichkeiten unserer digitalen Eventplattformen. Von den Sicherheitseinstellungen über den Registrierungs- und Anmeldeprozess und bis zu zahlreichen Designoptionen. Im Anschluss folgt der genaue Programmablauf mit Antworten auf Fragen wie digitale Eventbereiche (z.B. Workshops oder Ausstellungen) mit verschiedenen Kontaktmöglichkeiten umsetzbar sind, welche externen Apps zur Interaktion und Unterhaltung integriert werden können und mit welchen Analysen und Auswertungen das Event abgeschlossen werden kann.

Last but not least erstellen wir natürlich auch für Filmproduktionen Konzepte und Drehbücher. Neben dem technischen Equipment kümmern wir uns auch um alles, was dazu gehört – zum Beispiel die Drehlocation. Wir haben uns dafür ein großes Portfolio aufgebaut, um für verschiedenste Anforderungen (Indoor und Outdoor) etwas passendes anbieten zu können. Im Anschluss planen wir den Dreh dann im Detail von Bild über Ton bis zu Voice Over- oder Green Screen Produktionen. Wir erzählen die Geschichte unserer Kunden und zeigen bereits in der Konzeption, wie wir sie stilistisch von der Einleitung bis zur Postproduktion wirkungsvoll umsetzen können.

Die Produktion soll bereits beim Lesen erlebbar werden…

… das ist das Ziel für all unsere Konzepte und damit sich unsere Kunden ihr Projekt bestmöglich vorstellen können, arbeiten wir nicht nur mit individuellen Bildern, wir bereiten unter anderem virtuelle Rundgänge vor und erstellen unterschiedlichste Scribbles oder 3D Visuals für Bühnenbilder, Studios, Locations und viele weitere Elemente.

Unser größter Antrieb ist es, für unsere Kunden den maximalen Erfolg zu erzielen und dafür wollen wir bereits in der Konzeption einen unserer wichtigsten Werte transportieren: Emotionen vermitteln. Warum? Weil Emotionen nachweislich in Erinnerung bleiben. Für unseren Kunden und ihre Gäste.

Sie sind neugierig geworden? Melden Sie sich gerne bei uns und vielleicht kreieren wir auch bald mit Ihnen ein unvergessliches Event. 

…. mit dem Start von Streaming und digitalen Events für dich?

„Ich wollte immer schon Filme drehen und diese dann mit Eventcharakter auf die Leinwand bringen. Nach meiner Ausbildung als Veranstaltungstechniker und einem Studium als Medientechniker habe ich dieses Ziel in der K-9 Film zum ersten Mal Mitte 2019 wieder bewusst angepeilt. Damals haben wir provisorische Lösungen gefunden, um unser erstes digitales Test-Event auf die Beine zu stellen. Ein Konzert von der Band Kate Niss in Augsburg. 200 Menschen waren vor Ort und mit acht Kameras haben wir es für viele weitere Zuschauer in hoher Qualität live gestreamt. Es hat tatsächlich besser funktioniert als gedacht. 2020 wussten wir also, was wir in diesem Bereich können, und wir wollten Live-Produktionen auf dem großen Eventmarkt anbieten. Kurz darauf war für eine bestimmte Zeit nichts anderes außer Streaming möglich und die vielen Anfragen dazu haben uns erst mal fast überrollt. Wir haben wirklich direkt viel Erfahrungswerte sammeln können in dieser Zeit.“

… mit der Gründung von K-9 Broadcast?

„Die K-9 Broadcast ist ein Ableger der K-9 Film- & TV-Produktion und wurde vor rund einem Jahr, im August 2021 gegründet. Ich habe den Bereich Streaming in der K-9 Film ausgebaut und er wurde dort schnell immer größer und autarker, dass daraus eine eigene GmbH wurde. Wir haben damals voneinander profitiert und tun das nach wie vor. Durch verschiedene Kunden, Arbeitsweisen und Material war allerdings eine klare Trennung nötig.“

… mit dem Teamaufbau zum Start von K-9 Broadcast?

„In der ersten Zeit hatte ich Unterstützung durch freie Mitarbeiter und vor allem durch meine Kolleginnen und Kollegen der K-9 Film. Mittlerweile sind wir fünf feste Teammitglieder mit Tendenz nach oben. Aber ohne unser Netzwerk an freien Mitarbeiter und deren großes Engagement könnten wir als K-9 Broadcast auch weiterhin nicht so arbeiten, wie wir es tun. Für mich ist am wichtigsten, dass alle motiviert sind, eigenverantwortlich zu arbeiten und dabei Spaß haben.“

… mit deinem Fokus für das erste Jahr der K-9 Broadcast?

„Viele denken wahrscheinlich direkt an die Technik, denn ohne sie funktioniert es nicht. Mein Fokus liegt aber auf Service und Mitdenken, denn wir verkaufen Emotionen. Genauer gesagt eine Zeitspanne, in der Emotionen vermittelt werden sollen. Und das können wir nur optimal umsetzen, wenn wir uns als Team Gedanken dazu machen, wie wir das für unsere Kunden bestmöglich hinbekommen. Wir haben einen sehr hohen Standard bei unserem Technik-Equipment und das ist mir auch sehr wichtig, aber unsere Kunden kommen wieder, weil wir uns individuell um sie kümmern und mit Ihnen auf Augenhöhe kommunizieren. Service sollte man meiner Meinung nach zeigen, nicht versprechen.“

… mit deinen kurz- und langfristigen Zielen für die K-9 Broadcast?

„Kurzfristige Ziele setze ich mir eigentlich dauernd und ich bin so ungeduldig, dass ich sie auch dauernd erreiche oder mir alternativ etwas anderes einrede. Mein langfristiges Ziel ist es, eine stabile Firma mit 10-20 Mitarbeitenden zu haben, in der Freude und Motivation der größte Antrieb sind. Ich möchte, dass all meine Mitarbeiter hinter dem stehen, was sie eigenständig und wir gemeinsam als Team jeden Tag tun und dass jede und jeder das Gefühl hat, etwas zu gestalten, zu bewegen und zu erreichen. Im besten Fall soll es sich nach viel Spaß und dafür bezahlt werden anfühlen.“

… im ersten Jahr für die K-9 Broadcast?

„Es war eine positive Explosion in die richtige Richtung. Mir fällt das am meisten auf, wenn wir unser Material überprüfen. Wir stocken ja immer mal wieder auf, haben aber auch noch alte, gut funktionierende Mischpulte und Kameras. Und wenn ich dann denke, dass wir ‚früher‘ damit gearbeitet haben, wird mir bewusst, dass ‚früher‘ vor einem Jahr war. Durch diese rasante Entwicklung konnten wir jetzt aber auch neue Themenbereiche wie Konzeption personell besetzen. Das lässt uns ebenfalls wieder an Wachstum gewinnen, wir haben allerdings auch eine neue Struktur und es läuft nicht mehr alles in so schneller Geschwindigkeit. Wir haben in der Kürze der Zeit viel erreicht und ich achte darauf, dass wir immer mal wieder genau darauf zurückschauen und unseren Erfolg reflektieren und feiern.“

… mit Zielen und Wünschen für die K-9 Broadcast in der Zukunft?

„Mein größtes Ziel ist es, einen Arbeitsplatz zu schaffen, in dem sich alle, die bei und für uns arbeiten wohlfühlen. Sicherheit und Stabilität für mein Team und unsere Kunden stehen natürlich ebenfalls ganz weit oben. Und wenn ich mir thematisch noch etwas wünschen könnte, wären es zum Beispiel auch spannende internationale Produktionen. Aber egal wo wir arbeiten, ich freue mich auf alles, was die Zukunft für uns bereithält.”